UI inisiasi pentingnya pengelolaan arsip di desa

Depok (ANTARA News Megapolitan) - Tim Pengabdian Masyarakat Universitas Indonesia menginisiasi pentingnya pengelolaan arsip di lingkungan desa dan memperkenalkan sistem tata kelola arsip elektronik yang efektif.

"Ini kesempatan yang sangat bagus bagi kami untuk melakukan sosialisasi kepada masyarakat mengenai pendataan desa dan pentingnya pengelolaan arsip di desa. Kami juga memperkenalkan aplikasi pengelolaan arsip elektronik yang kami kembangkan," kata Ketua Tim Pengabdian Masyarakat (Pengmas) Universitas Indonesia M. Prabu Wibowo dalam keterangan tertulisnya, Selasa.

Tim Pengmas UI sebelumnya juga telah menyelenggarakan lokakarya di Desa Karang Tengah Kecamatan Babakan Madang dengan tema Peran Strategis Tata Kelola Arsip Elektronik dalam Peningkatan Meningkatkan Akuntabilitas Pengelolaan Dana Desa di Kecamatan Babakan Madang pada 6 Agustus 2018.

Prabu melihat bahwa desa juga memiliki potensi untuk mengembangkan kearsipan elektronik yang kedepannya akan memajukan dan meningkatkan akuntabilitas pengelolaan dana desa yang telah dikucurkan pemerintah tiap tahun.

"Saya melihat sistem informasi kearsipan elektronik juga harus mulai diperkenalkan kedesa-desa untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik dan akuntabilitas pengelolaan aset dan dana desa, karena dengan sistem kearsipan elektronik akan secara signifikan membuat pencarian arsip menjadi lebih cepat dan efisien," katanya.

Arsip desa yang tercipta hasil dari keseluruhan penyenggaraan dan pengelolaan dana desa harus dikelola secara sistematis dan logis dengan suatu sistem kearsipan yang baku agar arsip tertata dengan baik sehingga memudahkan penemuan kembali dan sekaligus menyelamatkan fisik arsipnya.

Penciptaan tata kelola kearsipan elektronik yang terpadu, andal dan komprehensif dapat dilakukan melalui pengembangan sistem informasi kearsipan elektronik.

Pengabdian masyarakat ini diharapkan dapat membantu meningkatkan akuntabilitas pengelolaan dana desa di Kecamatan Babakan Madang, Kabupaten Bogor, melalui pengembangan sistem manajemen kearsipan elektronik dengan menggunakan Aplikasi Arsip Elektronik Terintegrasi (ARTeRI) yang telah dikembangkan oleh timpengmas UI tersebut.

Arsip-arsip inaktif yang berada di kantor desa biasanya masih digunakan menjadi bahan bukti pertanggungjawaban tentang kegiatan desa, ditambah juga arsip vital terkait pertanahan. Maka perlu pengelolaan arsip yang baik sebagai kelancaran akses informasi arsip tersebut bagi masyarakat luas.

Pengelolaan arsip yang sistematis dan memudahkan penemuan kembali salah satunya dengan penciptaan tata kelola kearsipan elektronik yang terpadu, handal dan komprehensif melalui pengembangan sistem informasi kearsipan elektronik.