Bogor (Antara Megapolitan) - Arsip sebagai rekam jejak dan sumber informasi yang sangat penting, bagi individu, institusi maupun perusahaan.
Itulah sebabnya Institut Pertanian Bogor (IPB) secara resmi membentuk Unit Arsip IPB pada 14 Februari 2014, yang dalam struktur IPB memiliki tanggung jawab langsung ke rektor. Saat ini Unit Arsip IPB telah tergabung dalam Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN).
Kepala Unit Arsip IPB, Drs B Mustafa, M.Lib, mengatakan Unit Arsip ini penting untuk diolah dengan baik sesuai standar dan peraturan yang berlaku dalam sebuah institusi. Berdasarkan survei, dari 100 persen arsip ternyata 30 persennya merupakan arsip permanen dan 70 persennya perlu dibuang.
Berbagai prestasi telah ditorehkan oleh Unit Arsip IPB, Juara 3 dalam kompetisi Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Tingkat Nasional yang dilaksanakan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, berturut-turut pada tahun 2009, 2010, dan 2012, serta Juara 2 pada tahun 2013.
Pada tahun 2017, IPB menjadi Juara 3 Lomba Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Negeri (LKPTN) yang digelar Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI); Arsiparis Ahli dari IPB yaitu Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I, M.Pd, berhasil menjadai Juara 1 Arsiparis Teladan Nasional; Unit Arsip IPB mendapatkan predikat Akreditasi B dari ANRI untuk lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.
Banyaknya prestasi yang diraih, Unit Arsip IPB menjadi rujukan kearsipan dari beberapa perguruan tinggi yang lain.
"Biasanya kita mendapatkan tamu, baik itu yang magang ataupun study banding untuk belajar tentang pengelolaan arsip di IPB. Selain itu Unit Arsip IPB juga menjadi narasumber pertemuan ilmiah kearsipan serta menjadi konsultan pengembangan lembaga kearsipan," ujarnya.
Saat ini, Unit Arsip IPB terdiri atas dua bidang, yaitu Bidang Akuisisi dan Pengelolaan Arsip serta Bidang Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan. Unit Arsip IPB berfungsi untuk membina sistem kearsipan yang ada di seluruh unit kerja, melakukan pembinaan terhadap seluruh unit kerja, serta melakukan pembinaan terhadap seluruh tenaga fungsional arsiparis dan tenaga pengelola arsip di lingkungan IPB.
Unit Arsip IPB juga mengolah, menyimpan, dan memberikan pelayanan semua arsip statis ataupun arsip permanen yang dimiliki oleh seluruh unit kerja di lingkungan IPB dengan menggunakan standar pengelolaan arsip modern dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Pada waktu tertentu, Unit Arsip IPB menyediakan layanan konsultasi tentang kearsipan. Kepala Arsip menerangkan bahwa Klinik Arsip IPB ini dibuka untuk memberikan saran dan solusi dalam mengelola dan menertibkan arsip.
Layanan Klinik Arsip ini akan dikerjakan oleh tenaga profesional kearsipan dari Unit Arsip IPB yang merupakan ahli berpengalaman yang telah mengolah beragam jenis arsip. Sampai saat ini di lingkungan IPB terdapat 25 orang fungsional arsiparis tingkat terampil dan dua orang fungsional arsiparis tingkat ahli. (sm/nm)
