Aplikasi SMART Mengubah Perilaku Pegawai

Perizinan adalah urusan yang kerap mencoreng wajah birokrasi. Masyarakat sering menorehkan jelaga hitam di wajah birokrasi gara-gara merasa tidak puas. Pengurusan izin lamban, berbelit, berbiaya tinggi, tidak tepat waktu dan sebagainya. Coreng itu bisa menjadi stigma buruk kinerja pelayanan pemerintah.

Dalam konteks revolusi mental, maka perizinan menjadi salah satu bidikan utama  yang harus diubah. Pelayanan perizinan harus ditata ulang secara menyeluruh. Tidak terbatas hanya pada perubahan mekanisme dan landasan hukum, melainkan juga pada mental dan perilaku para petugasnya.

Apa yang terjadi di lingkungan Badan Pelayanan Perizinan Terpadu dan Penanaman Modal (BPPT-PM) Kota Bogor, memperlihatkan bagaimana penerapan teknologi digital pada proses pelayanan perizinan, ternyata mampu  mengubah sikap perilaku  pegawai pelaksananya. Sebuah perubahan yang diharapkan mampu secara bertahap menghilangkan jelaga hitam diwajah birokrasi Pemerintah Kota Bogor.

Semua itu dimulai tahun 2015, ketika BPPT-PM Kota Bogor mulai menerapkan aplikasi SMART (Sederhana, Mudah, Akuntabel, Ramah dan Tepat Waktu). Digitalisasi sistem dipandang dapat mengatasi persoalan yang selama ini muncul. Diantaranya seperti pelayanan yang dirasakan lambat, kurang transparan dan informasi yang diterima pemohon sangat terbatas.

"Sekarang melalui sebuah aplikasi proses perizinan yang kami terapkan secara bertahap, persoalan tersebut dapat diatasi" kata Deni Mulyadi, Kepala BPPT-PM Kota Bogor. Menurutnya, proses dimulai ketika pemohon menyerahkan berkas dokumen seperti yagn sudah ditetapkan kepada petugas customer service. Apabila dokumen dinyatakan lengkap, pemohon selanjutmya diberi nomor pendaftaran.

Oleh pemohon nomor tersebut dapat digunakan layaknya password ketika membuka aplikasi. Ketika tracking diwebsite BPPT-PM, pemohon bia memantau pergerakan dokumennya. misalnya, pemohon dapat segera mengetahui apabila permohonannya ditolak. Sebaliknya juga dapat mengetahui permohonannya sedang ditindaklanjuti dengan survey oleh petugas atau tidak disurvey dan datanya sedang dientri petugas.

Pemohon selanjutnya juga dapat mengethaui, berapa retribusi atau pajak yang  harus dibayar, apabila perizinannya memang terkena retribusi. Retribusi pun bisa dibayar secara online ke Bank Jabar Banten (BJB) selaku bank yang ditunjuk setelah semua proses selesai, pemohon akan menerima SMS pemberitahuan untuk mengambil/Surat Keputusan BPPT-PM Kota Bogor atas permohonan izinnya.

"Aplikasi ini sekaligus menjadi sistem kontrol pimpinan terhadap para pegawai," kata Deni Mulyadi, Kepala BPPT-PM Kota Bogor. Dengan aplikasi yang dapat diakses melalui laptop atau smart phone, setiap saat pimpinan dapat memantau, apakah petugas sudah memproses sebuah berkas sesuai waktu dan SOP yang telah ditetapkan.

Jika terdeteksi adanya dokumen yang tersendat, pegawai segera dihubungi melalui WhatsApp group dan diminta menjelaskan apa yang sedang terjadi. Dengan penerapan sistem ini, seluruh pegawai yang bertanggunjawab menjadi lebih terpadu kinerjanya. Mereka dipacu bekerja lebih trengginas. Tidak bisa menunda apalagi mengabaikan sebuah berkas permohonan yang sudah terdaftar. Sistem ini telah membuat semua pergerakan dokumen dan tugas  pegawai terpantau dan terkontrol ketat.

Mereka juga tidak bisa berkomunikasi langsung dengan pemohon, sehingga dapat dicegah kemungkinan terjadinya "permainan". Selain itu, uang pemohon tidak masuk dan beredar di lingkungan kantor BPPT-PM. Hal itu karna retribusi dibayar pemohon seacara on line ke BJB.

Sebaliknya sistem ini dapat melindungi pegawai dari intervensi atau campur tangan pihak-pihak tertentu seperti para calo. Bahkan dari mereka  yang berusaha mengintimidasi supaya perizinnanya dipercepat, atau supaya tetap diloloskan kendati berkas tidak lengkap dan tidak sesuai aturan. "Sebab kami sebagai pengguna aplikasi, tinggal mengingatkan mereka mereka itu bahwa sistem ini tidak mengizinkan adanya kompromi dalam bentuk apapun, bukan kami." jelas Deni.

Penerapan sistem ini memungkinkan semua data permohonan izin, terdokumentasi secara lengkap. Data tersebut juga aktual dan akurat, sebab terekam secar otomatis seiring dengan pergerakan sebuah dokumen. Selain itu sistem ini sudah terintegrasi dengan sistem yang ditetapkan Kantor Pelayanan Pajak dan Dinas Pendapatan Daerah. Dengan demikian, mereka bisa mengetahui informasi aktual tentang data-data pajak dan pendapatan retribusi yang masuk kas daerah Kantor Pelayanan Pajak juga bisa memperoleh data aktual mengenai para wajib  pajak, baik perorangan maupun perusahaan.

Kelebihan-kelebihan dan manfaat yang telah diperoleh BPPT-PM pada sistem ini , membuat Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) meliriknya. Sistem ini telah didukung KPK  yang selanjutnya telah meminta BPPT-PM Kota Bogor untuk berbagi pengalaman dengan pemerintah daerah lainnya.

Menanggapi hal itu Deni mengatakan,"Kami bukan yang terbaik, dan karena iu akan terus berusaha memberikan pelayanan sebaik-baiknya kepada masyarakat" Kedepan menurutnya, sistem ini akan terus dilengkapi. Para pemohon kelak bisa mencetak sendiri dokumen Surat Keputusan izin yang diperlukan. "Mereka tidak perlu lagi datang ke kantor kami," lanjutnya. Untuk tahap awal rencana itu akan diberlakukan pada dokmen SIUP dan TDP.

Penerapan teknologi informasi atau digitalisasi sistem pada  pelayanan perizinan ternyata mampu mendorong terjadinya revolusi mental pegawai. Kini mereka bisa bekerja efektif efisien serta bisa memelihara dan membangun perilaku jujur dan taat hukum. Khususnya di lingkungan BPPT-PM Kota Bogor dan pada masyarakat pemohon  perizinan. (Adv).