Buku pedoman dasar (Bupedas) ini diperlukan sekali di PPID utama dan PPID pembantu, karena selama ini belum ada acuan dalam pelayanan informasi publik yang dapat dipahami dan mudah untuk dijadikan pedoman dalam pelayanan informasi publik, sehingga PPID dapat mudah dan percaya diri dalam melayani keterbukaan informasi publik tersebut serta secara langsung sengketa informasi yang diajukan pemohon informasi publik dapat diminimalisir.
Proyek inovasi perubahan ini diinisiasi Kasubag Pelayanan Informasi Hubungan Masyarakat dan Protokol (Humpro) Setda Kota Bogor Iswahyudi dalam memenuhi tugas Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan (Diklatpim) IV yang sedang dijalaninya. Buku pedoman ini dilauching bersamaan dengan acara Forum Perhimpunan Hubungan Masyarakat Indonesia (Perhumas) Kota Bogor di Chrystal Room, Hotel Permata, jalan Pajajaran, Kota Bogor, Kamis (28/06/2018).
Iswahyudi menjelaskan, Buku Pedoman Dasar Dalam Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di lingkungan PPID Kota Bogor ini dibuat bertujuan untuk memberikan pelayanan informasi dan dokumentasi berdasarkan prosedur dan peraturan yang berlaku, sehingga alur permohonan informasi dan dokumentasi bisa dapat dipertanggungjawabkan dan sesuai dengan UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) serta Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 Tentang Standar Layanan Informasi Publik.
Fungsi dari buku pedoman ini kata Iswahyudi, yaitu membantu PPID pembantu dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi sehingga menjadi acuan dasar dalam pelayanan informasi dan dokumentasi. Sebab, selama ini PPID pembantu masih belum memiliki buku panduan dan aturan-aturan yang harus dilaksanakan dalam pelayanan informasi dan dokumentasi.
Dalam buku ini terdapat alur permohonan informasi publik yang harus dilaksanakan dalam pelayanan informasi dan dokumentasi. Termasuk di dalamnya terdapat mekanisme pelayanan informasi, alur pelayanan informasi dan peraturan tentang standar pelayanan publik, SK Walikota Bogor penunjukan PPID, formulir permohonan informasi, form register, permohonan pemberitahuan tertulis, Form PPID tentang penolakan atau keberatan tentang permohonan informasi, form register keberatan dan standar pelayanan meja informasi.
Pelayanan meja informasi ini salah satu bentuk PPID utama dalam menyediakan meja informasi dimana masyarakat bisa menerima informasi publik melalui meja pelayanan dan berfungsi untuk koordinasi antara PPID Utama dengan PPID pembantu dalam menyikapi UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang KIP.
“Alhamdulillah saat dilaunching di acara Perhumas Kota Bogor banyak OPD yang antusias karena mereka sangat membutuhkan buku ini untuk acuan dalam pelayanan informasi dan dokumentasi PPID pembantu,” tuturnya.
Menurutnya buku pedoman ini lebih efektif, lebih sederhana untuk dijadikan acuan atau dasar dalam pelayanan informasi dan dokumentasi. Jika merujuk dari UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang KIP banyak poin yang dibahas, sehingga harus disederhanakan agar mudah dipahami dalam hal pelayanan informasi dan dokumentasi.
Buku ini juga menjadi buku pedoman ketika masyarakat yang mengajukan permohonan informasi publik sehingga PPID pembantu dan PPID Utama memiliki pedoman dasar dalam pelayanan informasi berdasarkan UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang KIP.
“Menurut SK Walikota Bogor PPID pembantu merupakan sekretaris di Dinas/Badan dan mereka bisa saja di rotasi dan di mutasi sehingga jika ada sekretaris baru yang menjabat bisa mempelajari buku ini untuk menjadi acuan dan pedoman dalam pelayanan informasi dan dokumentasi. Mudah-mudahan di tahun 2018 ini bukunya sudah bisa dibagikan kepada OPD yang menjabat sebagai PPID Pembantu,” kata Iswahyudi. (ADV).
