Pengmas UI Inisiasi Tata Kelola Arsip Bekasi

Depok (Antara Megapolitan) - Tim Pengabdian Masyarakat Universitas Indonesia (Pengmas UI) menginisiasi rangkaian program pengabdian masyarakat di Dinas Kearsipan Pemerintah Kota Bekasi agar dapat mengembangkan sistem tata kelola arsip elektronik yang efektif.

"Sistem yang dikembangkan fungsional mencakup registrasi, klasifikasi, pengindeksan, perawatan, penelusuran, temu kembali, pemusnahan, pelaporan, pelacakan dan akses kontrol. Persyaratan fungsional utama sistem manajemen arsip mencakup registrasi, akses, pelacakan, pemusnahan, dan pelaporan arsip," kata Ketua Tim Pengabdian Masyarakat Universitas Indonesia M. Prabu Wibowo di Depok, Kamis.

Salah satu rangkaiannya adalah dengan menyelenggarakan loka karya di Dinas Kearsipan Kota Bekasi dengan tema Peran Strategis Tata Kelola Arsip Elektronik dalam Peningkatan Pelayanan Publik di Kota Bekasi.

Prabu melihat potensi pengembangan kearsipan elektronik yang sangat besar kedepannya dalam memajukan dan meningkatkan kualitas pelayanan publik Kota Bekasi.

"Saya melihat implementasi sistem informasi kearsipan elektronik sejalan dengan visi misi kota Bekasi, yaitu untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik, karena dengan sistem kearsipan elektronik akan secara signifikan membuat pencarian arsip menjadi lebih cepat dan efisien," katanya.

Ia menjelaskan implementasinya tidak hanya berkaitan dengan hal teknis, seperti perangkat keras dan perangkat lunak, tapi perlu juga memperhatikan ketersediaan teknologi, kebijakan, aspek hukum, pengguna, biaya, proses bisnis, dan fitur-fitur yang dibutuhkan.

"Karena sebisa mungkin sistem yang ada dimaksimalkan penggunaannya, sesuai dengan tuntutan zaman, dan standar tata kelola kearsipan elektronik yang baik," jelasnya.

Pemerintah Kota Bekasi memiliki visi kegiatan untuk tertib administrasi kependudukan. Tertib administrasi dimaksudkan kegiatan yang dilakukan tata urutannya jelas, tegas dan berkesinambungan sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku.

Salah satu unsur yang penting dalam penciptaan kualitas pelayanan publik adalah terselenggaranya pengelolaan arsip yang terpadu, andal dan komprehensif di lingkungan Pemerintah Kota Bekasi mengingat arsip merupakan tulang punggung sebuah lembaga.

Dinas Kearsipan Kota Bekasi merupakan salah satu perangkat kedinasan daerah yang bertugas untuk mengelola arsip pemerintah di lingkungan kota Bekasi. Dinas Kearsipan Kota Bekasi menyimpan arsip inaktif dan arsip statis dari berbagai KPD di Pemerintah Kota Bekasi.

Arsip-arsip inaktif biasanya masih digunakan menjadi bahan bukti pertanggungjawaban sedangkan arsip statis sebagai sumber informasi guna kajian penelitian maupun khasanah budaya sejarah kota Bekasi. Maka perlu pengelolaan arsip yang baik sebagai kelancaraan akses informasi arsip tersebut bagi masyarakat luas.

Pengelolaan arsip yang sistematis dan memudahkan penemuan kembali salah satunya dengen penciptaan tata kelola kearsipan elektronik yang terpadu, handal dan komprehensif melalui pengembangan sistem informasi kearsipan elektronik.