Natuna (ANTARA) - Senin di pertengahan Desember 2025, suasana Perpustakaan Daerah Idrus M. Tahar, Kabupaten Natuna, tampak berbeda dari biasanya. Sejak pagi, para kepala dinas, camat, dan kepala bagian mulai berdatangan untuk menghadiri agenda penting pemerintahan.
Sebagian pejabat langsung memasuki gedung perpustakaan. Sementara yang lainnya tampak berbincang santai di halaman, sisi bangunan, hingga area parkir. Aktivitas itu mencerminkan antusiasme aparatur menyambut kegiatan yang akan digelar hari itu.
Keramaian mendadak terhenti saat sebuah mobil hitam berpelat BP 1 N memasuki halaman. Para aparatur sipil negara spontan merapikan barisan dan berdiri rapi menyambut kedatangan pimpinan daerah.
Dari dalam mobil turun Bupati Natuna, Cen Sui Lan. Ia menyapa singkat para pejabat yang hadir, lalu melangkah menuju ruang utama perpustakaan untuk mengikuti rangkaian kegiatan yang telah dijadwalkan.
Kehadiran Bupati Natuna bukan sekadar kunjungan biasa. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Natuna, Erson Gempa Afriandi, menjelaskan kegiatan tersebut menandai dimulainya transformasi penting dalam tata kelola administrasi Pemerintah Daerah Kabupaten Natuna.
Agenda utama kegiatan itu adalah penandatanganan komitmen “Natuna Paperless 2026”. Komitmen tersebut ditandatangani oleh seluruh kepala OPD, camat, dan kepala bagian sebagai bentuk kesepakatan bersama.
Melalui komitmen itu, Pemkab Natuna menyatakan kesiapan untuk secara bertahap mengurangi ketergantungan pada penggunaan kertas dalam administrasi pemerintahan, sekaligus beralih ke sistem kerja berbasis digital dalam penyimpanan dokumen pemerintahan.
Program Natuna Paperless bukan sekadar slogan. Inisiatif ini menjadi langkah strategis untuk membenahi pengelolaan arsip yang selama ini masih didominasi dokumen fisik dan metode konvensional.
Pada tahap awal, sebanyak 15 jenis naskah dinas dari total 28 jenis yang diatur dalam Keputusan Bupati Natuna Nomor 41 Tahun 2023 mulai dialihkan ke format digital.
Bupati Natuna Cen Sui Lan mengatakan digitalisasi perlu dilakukan, agar belanja ATK tidak terlalu banyak dan bisa dialihkan ke kegiatan yang lain.
Seluruh naskah dinas tersebut dikelola melalui Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi atau SRIKANDI, aplikasi kearsipan elektronik resmi yang dikembangkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.
Melalui aplikasi SRIKANDI, seluruh proses administrasi dilakukan dalam satu sistem terintegrasi, mulai dari pembuatan, pengiriman, penerimaan, hingga penyimpanan arsip secara elektronik.
Bagi Natuna, langkah ini menjadi jawaban atas persoalan lama. Selama 26 tahun menjadi daerah otonom, pengelolaan arsip masih bergantung pada tumpukan kertas yang memakan ruang dan sulit ditata.
Arsip sering ditemukan memenuhi gudang penyimpanan, lemari, sudut ruangan, bahkan terselip di bawah dan menumpuk di atas meja. Kondisi tersebut membuat pencarian dokumen tidak efisien serta berisiko rusak atau hilang.
Padahal arsip memiliki peran penting sebagai bukti hukum, sumber informasi, dan memori organisasi. Pengelolaan arsip yang baik menjadi fondasi akuntabilitas dan kualitas pelayanan publik.
Sebenarnya penerapan SRIKANDI di Natuna telah dimulai sejak akhir 2024, namun belum sepenuhnya optimal. Meski demikian manfaat awal dari digitalisasi arsip mulai dirasakan oleh sejumlah perangkat daerah.
Salah satu dampak nyata adalah efisiensi anggaran belanja alat tulis kantor. Badan Pengelolaan Keuangan dan Pendapatan Daerah Natuna misalnya, telah menghemat sekitar Rp22 juta pada 2025.
Penghematan tersebut terjadi karena berkurangnya penggunaan kertas dan perlengkapan administrasi, seiring semakin banyaknya surat dinas yang diproses secara digital.
Langkah digitalisasi arsip ini juga sejalan dengan Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik atau SPBE.
Untuk mendukung penerapan SRIKANDI, setiap unit kerja membentuk tim pengelola khusus. Tim ini mendapatkan pelatihan dan pendampingan intensif sejak peluncuran.
Pelatihan tersebut mencakup pengelolaan arsip elektronik, penataan dokumen digital, hingga pemahaman alur kerja baru yang lebih efisien dan terintegrasi.
Bagi wilayah kepulauan seperti Natuna, transformasi ini menjadi lompatan penting dalam meningkatkan efektivitas birokrasi di tengah tantangan jarak dan keterbatasan akses layanan.
Penyusutan Arsip
Selain digitalisasi, Pemkab Natuna juga mulai melakukan penyusutan arsip lama secara sistematis. Langkah ini bertujuan mengurangi penumpukan dokumen fisik yang selama bertahun-tahun memenuhi ruang penyimpanan.
Penyusutan dilakukan melalui pemusnahan arsip yang telah habis masa simpannya sesuai ketentuan kearsipan. Arsip dimusnahkan setelah melalui proses verifikasi dan penilaian.
Metode pemusnahan yang digunakan adalah pembakaran, dengan tetap memperhatikan prinsip kehati-hatian serta ketertiban administrasi agar tidak menimbulkan persoalan hukum.
Pada tahap awal, tujuh OPD ditetapkan sebagai percontohan dalam penyusutan arsip. Seluruh OPD tersebut telah melaksanakan pemusnahan arsip pada 2024.
Ribuan eksemplar arsip dimusnahkan karena dinyatakan tidak lagi memiliki nilai guna administrasi, hukum, maupun sejarah.
Pada 2025, penyusutan arsip dilanjutkan secara mandiri oleh masing-masing OPD percontohan. Setiap unit kerja bertanggung jawab penuh atas pengelolaan arsipnya.
Langkah ini diharapkan menumbuhkan kesadaran bahwa pengelolaan arsip merupakan bagian dari budaya kerja, bukan sekadar kegiatan seremonial.
Ke depan, pada 2026, Disperpusip Natuna berencana memperluas program ini dengan menambah lebih dari lima OPD percontohan.
Melalui langkah berkelanjutan tersebut, Pemkab Natuna menargetkan terwujudnya tata kelola arsip yang tertib, efisien, serta mendukung birokrasi modern dan profesional di wilayah perbatasan.
