Bogor (Antaranews Megapolitan) - Unit Arsip Institut Pertanian Bogor (IPB) menerima kunjungan dari Badan Ekonomi Kreatif (Bekraf). Rombongan disambut oleh Kepala Unit Arsip IPB, Drs. B. Mustafa, M.Lib, Kepala Sub Bagian Layanan dan Pembinaan Kearsipan, Ir. Setyo Edy Soesanto, S.Th.I, MPd dan Kepala Tata Usaha, Oman Suratman, bertempat di Unit Arsip, Kampus IPB Dramaga, (4/9). Kegiatan ini dalam rangka meningkatkan wawasan di bidang kearsipan dan penguatan kelembagaan.
Drs. B. Mustafa mengatakan arsip sebagai rekam jejak dan sumber informasi yang sangat penting bagi individu, institusi maupun perusahaan. Itulah sebabnya IPB secara resmi membentuk Unit Arsip IPB pada tanggal 14 Februari 2014, yang dalam strukturnya memiliki tanggung jawab langsung kepada rektor. Saat ini Unit Arsip IPB telah tergabung dalam Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN).
“Unit Arsip IPB juga mengolah, menyimpan dan memberikan pelayanan semua arsip statis ataupun arsip permanen yang dimiliki oleh seluruh unit kerja di lingkungan IPB dengan menggunakan standar pengelolaan arsip modern dan sesuai dengan peraturan yang berlaku,” katanya.
Ia menjelaskan saat ini Unit Arsip IPB terdiri atas dua sub bagian yaitu Sub Bagian Akuisisi dan Pengolahan Arsip serta Sub Bagian Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan. Unit Arsip IPB berfungsi untuk membina sistem kearsipan yang ada di seluruh unit kerja serta melakukan pembinaan terhadap seluruh tenaga fungsional arsiparis dan tenaga pengelola arsip di lingkungan IPB. Sampai saat ini di lingkungan IPB terdapat 25 orang fungsional arsiparis tingkat terampil dan dua orang fungsional arsiparis tingkat ahli.
Sementara itu, Ir. Setyo Edy Soesanto menyampaikan bahwa Unit Arsip mencoba memperkenalkan sistem kearsipan di IPB seperti pengelolaan dan penataan arsip dinamis aktif, penyusutan arsip inaktif, alih media dokumen arsip, pemeliharaam/perawatan arsip, monitoring dan pembinaan kearsipan. “Fungsi penyimpanan arsip dilakukan dengan cara akuisisi, pengolahan sampai penyajian arsip. Sedangkan pembinaan dilakukan kepada seluruh unit kerja di lingkungan IPB agar pengelolaan arsip di lingkungan IPB berlangsung dengan baik,” ujarnya.
“Saat ini Unit Arsip IPB menjadi rujukan kearsipan dari beberapa perguruan tinggi yang lain. Biasanya kita mendapatkan tamu, baik itu yang magang ataupun studi banding untuk belajar tentang pengelolaan arsip di IPB. Selain itu, Unit Arsip IPB juga menjadi narasumber pertemuan ilmiah kearsipan serta menjadi konsultan pengembangan lembaga kearsipan,” ujar Edy.
Pada kunjungan ini, rombongan tamu berkesempatan berkeliling melihat ruang-ruang kerja di Unit Arsip diantaranya ruang record center, ruang arsip statis, dan ruang pengolahan arsip. (Awl/Zul)
COPYRIGHT © ANTARA News Megapolitan 2018
Drs. B. Mustafa mengatakan arsip sebagai rekam jejak dan sumber informasi yang sangat penting bagi individu, institusi maupun perusahaan. Itulah sebabnya IPB secara resmi membentuk Unit Arsip IPB pada tanggal 14 Februari 2014, yang dalam strukturnya memiliki tanggung jawab langsung kepada rektor. Saat ini Unit Arsip IPB telah tergabung dalam Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN).
“Unit Arsip IPB juga mengolah, menyimpan dan memberikan pelayanan semua arsip statis ataupun arsip permanen yang dimiliki oleh seluruh unit kerja di lingkungan IPB dengan menggunakan standar pengelolaan arsip modern dan sesuai dengan peraturan yang berlaku,” katanya.
Ia menjelaskan saat ini Unit Arsip IPB terdiri atas dua sub bagian yaitu Sub Bagian Akuisisi dan Pengolahan Arsip serta Sub Bagian Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan. Unit Arsip IPB berfungsi untuk membina sistem kearsipan yang ada di seluruh unit kerja serta melakukan pembinaan terhadap seluruh tenaga fungsional arsiparis dan tenaga pengelola arsip di lingkungan IPB. Sampai saat ini di lingkungan IPB terdapat 25 orang fungsional arsiparis tingkat terampil dan dua orang fungsional arsiparis tingkat ahli.
Sementara itu, Ir. Setyo Edy Soesanto menyampaikan bahwa Unit Arsip mencoba memperkenalkan sistem kearsipan di IPB seperti pengelolaan dan penataan arsip dinamis aktif, penyusutan arsip inaktif, alih media dokumen arsip, pemeliharaam/perawatan arsip, monitoring dan pembinaan kearsipan. “Fungsi penyimpanan arsip dilakukan dengan cara akuisisi, pengolahan sampai penyajian arsip. Sedangkan pembinaan dilakukan kepada seluruh unit kerja di lingkungan IPB agar pengelolaan arsip di lingkungan IPB berlangsung dengan baik,” ujarnya.
“Saat ini Unit Arsip IPB menjadi rujukan kearsipan dari beberapa perguruan tinggi yang lain. Biasanya kita mendapatkan tamu, baik itu yang magang ataupun studi banding untuk belajar tentang pengelolaan arsip di IPB. Selain itu, Unit Arsip IPB juga menjadi narasumber pertemuan ilmiah kearsipan serta menjadi konsultan pengembangan lembaga kearsipan,” ujar Edy.
Pada kunjungan ini, rombongan tamu berkesempatan berkeliling melihat ruang-ruang kerja di Unit Arsip diantaranya ruang record center, ruang arsip statis, dan ruang pengolahan arsip. (Awl/Zul)
Editor : Naryo
COPYRIGHT © ANTARA News Megapolitan 2018