SDM IPB percepat digitalisasi dokumen untuk pengembangan karir

Bogor (Antaranews Megapolitan) - Percepat proses pengelolaan  dokumen digital, Direktorat Sumberdaya Manusia  Institut Pertanian Bogor (Dit. SDM IPB) melatih pengelola kepegawaian direktorat, kantor, biro, fakultas dan departemen dengan Pelatihan Pengelolaan Dokumen Digital, pada 26- 27 November 2018 di Kampus IPB Dramaga.
 
Direktur SDM IPB, Dr.Titik Sumarti menyampaikan ke depan data kepegawaian semua harus by system. “Rektor IPB menargetkan Desember ini sistem Daftar Urut Kepangkatan (DUPAK) harus selesai. Data base harus ada, sehingga akan mempermudah bagi dosen dan tenaga kependidikan yang akan naik pangkat. Berdasarkan database, proses akan lebih mudah.  Database ini bukan hanya untuk PNS, tapi juga untuk  non PNS, pegawai kontrak dan pegawai harian lepas.
 
“Sistem DUPAK, semua data sudah harus di-scan dalam bentuk arsip online. Data ini penting bagi kita semua. Selain itu bagi para pengelola  ke depan akan ada komunitas pengelola data untuk kepegawaian dan akademik. Bagi para pengelola ini perannya akan betul-betul diperhatikan, akan ada apresiasi tertentu,” tutur Dr. Titik. Data untuk DUPAK ini data yang diminta  harus bisa di-scan dan disimpan dalam bentuk arsip online. Kepentingan naik pangkat, semua harus digital yang akan di kirim ke Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi.
 
Suherman, S.E, Kasubdit Pengembangan Sumberdaya Manusia (SDM) dan Sistem Karir,  Direktorat SDM IPB menyampaikan terkait sistem administrasi  kepegawaian online. “Zaman industri 4.0 seperti sekarang ini mau tidak mau, suka tidak suka semua harus beralih ke sistem digital dan semua harus mengikuti,” kata Suherman. Lebih lanjut Suherman menyampaikan terkait sistem digitalisasi,  setiap individu pegawai harus turut mencermati arsip masing-masing di Simpeg. “Jika ada perubahan data segera laporkan. Kendala yang sering terjadi dalam proses kenaikan pangkat adalah tidak sedikit dokumen tidak lengkap atau salah. Untuk itu perlu peran serta dan  kepedulian masing masing individu terhadap arsipnya.”
 
Saat ini Direktorat Sumberdaya Manusia IPB sudah punya efile yaitu SDM2.IPB.AC.ID/EFILE untuk data seperti SK CPNS, SK PNS, SK Jabatan, SK Pangkat, SK Kenaikan Gaji Berkala, PUPNS, SK Penugasan dan sebagainya, sehingga proses Pengembangan SDM dan Sistem Karir Direktorat SDM IPB bisa berjalan dengan baik.

“Dengan sistem ini pengajuan kenaikan pangkat tidak usah lagi dilakukan secara konvensional. Per 1 Januari 2019 akan dibangun sistem ini, sehingga semua harus ter-up date. Perlu pengawasan, karena jika data di sistem tidak akurat, maka permasalahan akan melebar kemana-mana,” papar Dr. Titik.
 
Lebih lanjut Dr. Titik mengatakan, “Kita menghadapi era industri 4.0, sehingga berbagai aktivitas lebih mengandalkan komputerisasi.”

Hadir narasumber dari Arsiparis Ahli  IPB yaitu Ir. Setyo Edy Susanto, M.Pd dan dari Pusat Data dan Informasi Penempatan  Direktorat Kearsipan, Pusat Arsip Nasional RI, Tasdik Eko Pramono, S.Kom., MT. (dh/ris)