Records Officer dibutuhkan setiap perusahaan besar

Jakarta (ANTARA) - Records Officer atau pengelola arsip dinamis merupakan pekerjaan yang belum banyak dikenal oleh para lulusan Prodi Perpustakaan dan Sains Informasi, padahal kompetensi Records Officer dibutuhkan di setiap lembaga termasuk perusahaan-perusahaan besar. 

"Records Officer merupakan salah satu peluang kerja yang dapat diisi oleh lulusan Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi, selain profesi lainnya seperti Pustakawan (librarian)," ujar Dosen Prodi Perpustakaan dan Sains Informasi Universitas YARSI, Nita Ismayati, dalam keterangannya, Kamis.

Menurut Nita, Records Officer memiliki peran yang sangat penting bagi sebuah lembaga karena tanpa informasi dan data yang terekam di sebuah arsip dinamis, sebuah lembaga tidak dapat menjalankan fungsinya dengan baik.  
 
"Semua kegiatan administrasi akan terhenti tanpa tersedianya arsip dinamis yang dibutuhkan," katanya.

Lanjut Nita, pengambilan keputusan lembaga akan terhambat tanpa tersedianya arsip dinamis yang otentik dan andal. Berdasarkan Dictionary Archives Terminology, Records Officer adalah orang yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip dinamis (records) di unit suatu lembaga di bawah supervisi program manajemen arsip dinamis (records management). 

"Pengelolaan meliputi penciptaan dan penerimaan arsip dinamis lembaga, penggunaan, penyimpanannya, dan temu kembali, serta penyusutan dan pelestarian arsip dinamis" ujarnya.

Perempuan penyandang pendidikan S-1 dan S-2 dari Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Indonesia (UI) menuturkan, tugas seorang Records Officer adalah menciptakan dan memelihara arsip dinamis dan data perusahaan agar dapat ditemukan kembali dengan cepat. 

Mengembangkan kebijakan penyebaran dan penyimpanan arsip dinamis. Memeriksa informasi yang diciptakan dan disimpan dalam berbagai media. Menganalisis kebutuhan informasi lembaga dan mengembangkan prosedur untuk memastikan kebutuhan informasi lembaga terpenuhi.

"Menentukan lamanya waktu simpan sebuah jenis arsip dinamis dengan mengacu pada kebijakan dan persyaratan yang berlaku. Serta melakukan pengawasan terhadap perubahan bentuk arsip dinamis dari kertas ke bentuk elektronik," katanya. 

Dia menambahkan, menjadi seorang Records Officer juga akan banyak berhubungan dengan staf unit kerja lain karena berkaitan dengan terpenuhinya kebutuhan data dan informasi mereka.

"Ketelitian merupakan softskill yang harus dimiliki oleh seorang Records Officer. Begitu juga kemampuan komunikasi baik lisan dan tulisan, kemampuan menganalisis dan memecahkan masalah, negosiasi, kemampuan berorganisasi, serta kepercayaan diri yang kuat karena Records Officer melakukan komunikasi dalam pelaksanaan tugasnya dengan semua staf dan pimpinan lembaga," katanya lagi. 
 
Kata dia, Record Officer merupakan pekerjaan global yang dibutuhkan oleh perusahaan-perusahaan. Gaji yang ditawarkan di IrishJobs.Ie untuk Records Officer sebesar Rp 292.628.361,10 - Rp374.207.664,58 per tahun atau sekitar Rp24 juta rupiah per bulan.  
 
Menghadapi kebutuhan dunia kerja global terhadap tenaga Records Officer, mengharuskan program studi untuk mengembangkan kurikulumnya untuk menghasilkan lulusan yang memiliki kompetensi yang sesuai dengan yang dibutuhkan pengguna lulusan. 

Pengelolaan informasi berkembang tidak hanya yang terekam dalam koleksi perpustakaan, tetapi juga di lembaga informasi lainnya sesuai dengan tujuan pendidikan tinggi saat ini untuk menghasilkan lulusan yang menguasai literasi data, literasi teknologi, dan literasi kemanusiaan.